Dokumentenmanagement

aktives Arbeiten mit Dokumenten und elektronischen Akten

Sie sparen Geld und Zeit
Laut Studien namhafter Marktforschungsinstitute verbringen Mitarbeiter im Büro durchschnittlich über eine Stunde je Tag damit, Informationen zu suchen und zusammenzustellen. Hinzu kommen Kosten für die Erzeugung, Sortierung, Ablage und Aufbewahrung von Papierdokumenten. Ein durchschnittliches Unternehmen mit zehn Büromitarbeitern spart mit docuvita online (Dokumentenmanagement) pro Jahr bis zu 17.000 €.
Sie schaffen Sicherheit
Als Unternehmen sind Sie für die Sicherheit Ihrer Daten selbst verantwortlich. Potenzieller Datenverlust durch Defekte oder auch Sabotage ist der Horror jedes Unternehmens, wenn nicht sogar existenzbedrohend. Auch unbefugter Zugriff ist oft schwer zu verhindern oder gar nachzuvollziehen. Daher ist der verantwortungsvolle Umgang mit der IT extrem wichtig. Immerhin geht es um sensible Unternehmensinformationen.
Sie stärken ihr Teamwork
docuvita online stellt alle Informationen und Dokumente in sog. elektronischen Akten allen an einem Vorgang beteiligten Personen in Echtzeit zur Verfügung. Da alles zentral gespeichert ist, verfügen alle Beteiligten immer über die gleichen Informationen.

  • Immer gleicher Informationsstand für alle Beteiligten
  • Vereinfachte Abstimmungsprozesse
  • Einfacher Informationsaustausch
  • Vermeidung von Informationsinseln
Sie vermeiden Risiken
Gesetzlich sind Unternehmen verpflichtet, steuerrelevante Unterlagen über zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren und die Lesbarkeit sicherzustellen. Dazu zählt auch die E-Mail-Korrespondenz im Original. Der Nachvollziehbarkeit von Änderungen kommt in diesem Zusammenhang auch besondere Bedeutung zu. Wussten Sie, dass im Falle des unzureichenden Datenzugriffs durch die Finanzbehörden empfindliche Zwangs- und Verzögerungsgelder verhängt werden können? Bei Zivilprozessen ist zudem die lückenlose Rekonstruktion eines Vorgangs und des damit verbundenen Schrift- und E-Mail-Verkehrs oft das entscheidende Zünglein an der Wage.
Sie erhöhen Ihre Flexibilität
Da das docuvita online-Rechenzentrum mit Hochgeschwindigkeitsleitungen an das Internet angebunden ist, haben Sie und Ihre Mitarbeiter von überall Zugriff auf Ihre Informationen.

  • Einfache Anbindung mehrerer Unternehmensstandorte
  • Zugriff Ihrer Außendienstmitarbeiter mit mobilen Geräten
  • Homearbeitsplätze profitieren vom schnellen Informationsaustausch
  • Stellen Sie Ihren Kunden und Lieferanten relevante Informationen zur Verfügung
Sie heben Ihre Informationsschätze
Im Internet verwenden wir Suchmaschinen jeden Tag. Sie sind bei der allgemeinen Informationsbeschaffung nicht mehr wegzudenken. Aber im Unternehmensalltag? Mit docuvita finden Sie auch in Millionen von Dokumenten in Sekundenschnelle die gesuchten Informationen. Egal ob E-Mails, Rechnungen, Schriftwechsel oder Datenblätter, sogar gescannte Dokumente sind im Volltext durchsuchbar.
Dokumentenmanagement
docuvita online ist mehr als ein Archivsystem im Internet. Konsequent als Dokumentenmanagementsystem entwickelt, bietet es Ihnen alle Funktionen, die zum aktiven Arbeiten mit Dokumenten und elektronischen Akten notwendig sind. Im Gegensatz zu herkömmlichen Archivsystemen, bei denen Dokumente normalerweise in einem oder mehreren Archiven liegen, werden in docuvita alle Dokumente in Akten oder Ordnerstrukturen abgelegt – ganz so, wie Sie es auch bisher von der Arbeit mit Aktenordnern oder der Sortierung von Dateien auf Ihrem Computer gewohnt sind.
Elektronische Akten
Elektronischen Akten wird zu Recht ein enormes Einsparpotenzial für Unternehmen nachgesagt. Mit docuvita online arbeiten Sie mühelos mit digitalen Kundenakten, Personalakten, Projektakten u.v.m. Eine digitale Akte verwenden Sie dabei genauso, wie Sie es bisher von klassischen Papierakten gewohnt sind: Sie holen sich die Akte, legen Sie auf Ihren Arbeitsplatz, suchen Sie Informationen darin, oder legen Sie dort neue Dokumente ab.
Revisionssichere Archivierung
“Revisionssicherheit” – Ein Schlagwort, das einem beim Thema Archivierung nicht losläßt. Aber was bedeutet Revisionssicherheit eigentlich? Die Revisionssicherheit eines Archivs misst sich in Deutschland insbesondere an den Anforderungen, Vorschriften und Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239,257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).
E-Mail-Archivierung
docuvita online archiviert Ihre Mails vollautomatisch, ohne Benutzereingriff. Dies bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen. E-Mails werden normalerweise nach dem Empfang des Mailservers in den Posteingangsordner des Empfängers übermittelt. Von dort wird die Mail im Mailprogramm bearbeitet und dann üblicherweise gelöscht oder in einen “Archivordner” verschoben.
Schnittstellen
Der AutoProfiler ist ein Zusatzmodul für docuvita online, der die vollautomatische Verarbeitung von Dokumenten ermöglicht. Dieses Modul kann beispielsweise Verzeichnisse überwachen und bei Eintreffen neuer Dokumente diese automatisch verschlagworten und archivieren.
Gesetzliche Regelungen
Seit dem 1. Januar 2002 dürfen die Außenprüfer der Finanzverwaltung die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch elektronischen Datenzugriff prüfen. Dieser Zugriff auf die EDV des Steuerpflichtigen wird teilweise auch als digitale Betriebsprüfung bezeichnet. Die hierfür erforderlichen Rechtsgrundlagen finden sich insbesondere in den §§ 146, 147 und 200 AO. Diese Vorschriften räumen dem Außenprüfer der Finanzverwaltung die Wahl zwischen drei verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten für die elektronisch gespeicherten Daten des Steuerpflichtigen ein. Für den Datenzugriff auf elektronische Rechnungen ist darüber hinaus das Umsatzsteuergesetz (UStG) relevant. Mit Wirkung zum 1. Januar 2004 änderte und ergänzte der Gesetzgeber die Vorschriften über Inhalt, Versand und Aufbewahrung von Rechnungen (§§ 14 – 14b UStG). Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmer nicht nur ihre Eingangsrechnungen während der gesetzlichen Frist von 10 Jahren aufbewahren. Nach dem neu eingefügten § 14b UStG muss ein Unternehmer zusätzlich ein Doppel jeder Ausgangsrechnung 10 Jahre lang vorlegen können. Die gesetzlichen Vorschriften zwingen kein Unternehmen, für die Buchführung Datenverarbeitungssysteme einzusetzen. Zulässig ist auch weiterhin eine Buchführung in Papierform. Dies bietet sich allerdings nur noch für sehr kleine Unternehmen an. Falls ein Unternehmen die EDV mit ihren arbeits- und zeitsparenden Möglichkeiten für die Buchführung nutzt, muss es die eingesetzten EDV-Systeme an den steuerrechtlichen Anforderungen des elektronischen Datenzugriffs der Finanzverwaltung ausrichten.
Vorgaben der Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung hat ihre Interpretation der gesetzlichen Vorschriften zum elektronischen Datenzugriff in verschiedenen Verwaltungserlassen und weiteren Veröffentlichungen niedergelegt. Diese Verwaltungsäußerungen sind für den Steuerpflichtigen nicht unmittelbar verbindlich, da sie sich lediglich an nachgeordnete Verwaltungsbehörden, insbesondere an die Außenprüfer vor Ort richten. Dennoch erlegt sich die Finanzverwaltung mit diesen Aussagen eine Selbstbindung auf. Sie darf im Einzelfall nicht ohne stichhaltige Gründe davon abweichen. Deshalb vermitteln diese Aussagen eine gewisse Orientierung und Anwendungssicherheit auch für den Steuerpflichtigen. Soweit der Steuerpflichtige die Vorgaben in den Verwaltungserlassen bei der Organisation seiner Buchführung beachtet, hat er bei Außenprüfungen keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Ziele des elektronischen Datenzugriffs
Der Gesetzgeber wollte mit der Einführung des elektronischen Datenzugriffs vor allem die Prüfmöglichkeiten der Finanzverwaltung über die Papierprüfung hinaus erweitern und damit der Tendenz zur IT-gestützten Buchführung Rechnung zu tragen. Gleichzeitig sollte die Effizienz von Außenprüfungen erhöht, das Ausdrucken nur digital vorliegender Daten vermieden und die Prüfungsmethoden besser auf die vorhandenen Unternehmensverhältnisse und auf die jeweilige Unternehmensgröße abgestimmt werden. Mögliche Vorteile für die Steuerpflichtigen wurden darin gesehen, dass Betriebsprüfungen mit den neuen Möglichkeiten schneller abgeschlossen werden können und für den Steuerpflichtigen weniger aufwendig sind. Tatsächlich ist die Finanzverwaltung nunmehr in der Lage, von ihren Untersuchungsbefugnissen effektiver Gebrauch zu machen und die Buchführungssysteme der Steuerpflichtigen tiefer als bisher auszuleuchten. Dies hat sich für den Steuerpflichtigen jedoch eher belastend ausgewirkt, während Entlastungen für den Steuerpflichtigen bisher nur in Einzelfällen spürbar sind. Denn Prüfungen finden nun auch in den Fällen statt, in denen sie früher wegen Geringfügigkeit der jeweiligen Beträge unterblieben wären. Außerdem kann der Prüfer die Buchhaltungsdaten eines Unternehmens zusätzlich mit externen Daten (z.B. mit Durchschnittwerten aller Unternehmen einer Branche) vergleichen und die Buchhaltungsdaten mit Hilfe mathematischer Verfahren auf ihre Plausibilität hin untersuchen. Jedenfalls ist nunmehr jedes Unternehmen gezwungen, sich mit der Organisation seiner Buchführung auseinander zu setzen. Dies kann aber auch Rationalisierungspotenziale und Verbesserungsmöglichkeiten zum Vorschein bringen, die ansonsten evtl. unentdeckt geblieben wären.

Informationszentrale

docuvita ist ein leistungsfähiges, flexibles und skalierbares Dokumentenmanagement-System, mit dem Sie Ihren kompletten Datenbestand zentral erfassen, vereinheitlichen und übersichtlich darstellen können. docuvita ist komplett webbasiert – so erhalten Sie orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf stets aktuelle Informationen und müssen wichtige Dokumente nicht mehr auf Ihrem Laptop mitführen. So bietet Ihnen docuvita sicheren Schutz vor Vergessen oder Verlust.

docuvita dokumentenmanagement overview

Für Fragen und Angebote stehe ich
Ihnen gern unter der Rufnummer
0341 / 30 34  884
zur Verfügung.

 

Andreas Freude
af-kl