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… verbesserte Kundenbeziehungen
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… gesetzliche Grundlage
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… spart Verwaltungs- und Raumkosten
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… optimiert Arbeitsabläufe
Die Schnittstellen von docuvita auf einen Blick:
E-Mail Archiv
Heutzutage sind viele kritische Unternehmensinformationen in E-Mails enthalten, diese sind jedoch nicht immer allen relevanten Personen zugänglich. Durch die Integration Ihres E-Mail-Systems können elektronische Nachrichten bequem dort archiviert werden, wo sie hingehören: in das zentrale elektronische Archiv.
docuvita archiviert E-Mails mit allen Anhängen; dabei werden E-Mails nebst aller Anlagen und Metadaten indexiert und abgelegt. Durch die Suchfunktion werden E-Mails schnell und komfortabel gefunden. Durch eine zusätzliche Kopplung mit Ihrem ERP- oder CRM-System können E-Mails sogar Kunden und Kontextbezogen archiviert werden. Dadurch können Sie der rechtlichen Anforderung zur Archivierung sämtlicher, als Handelsbriefe zu betrachtender, Korrespondenz nachkommen.
Automatische Belegübergabe
Archivieren Sie Ihre ausgehenden Belege direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem vollautomatisch in docuvita. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein manueller Import der Stammdaten oder gar eine Doppelerfassung ist dafür nicht erforderlich.
Office-Dateien
Die direkte Integration in die Microsoft Office-Programme ermöglicht es Ihnen, Dokumente wie gewohnt zu erstellen und direkt in docuvita zu speichern. Auch in docuvita vorhandene PDF-Dokumente können Sie mit gängigen Programmen bearbeiten und direkt wieder speichern.
Dokumentenscan / Barcodescan
docuvita bietet die Möglichkeit, Scanner mit TWAIN-Schnittstelle direkt am Arbeitsplatz zu betreiben. Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein Multifunktionsgerät mit Scan-Funktion oder einen Netzwerkscanner verfügt, können Sie diese verwenden um Dokumente in docuvita zu archivieren. Über Barcodes eindeutig zu identifizierende Dokumente werden vollautomatisch verarbeitet.
Bestandsdatenimport
Mit dem docuvita Importprogramm kann Ihr docuvita Partner große Mengen bestehender Daten importieren. Ebenso möglich ist eine Datenübernahme aus einem bereits bestehenden Dokumentenmanagement-System.
Suchschnittstelle
Verknüpfen Sie Ihre Anwendungen mit docuvita und starten Sie eine kontextbezogene Suche direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus.
Systemverknüpfung
Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen, z. B. Warenwirtschafts-, ERP- oder CRM-Systemen und nutzen Sie die dort bereits erfassten Daten in docuvita zum automatischen Anlegen von Akten oder zur Erfassung von Dokumenteigenschaften.
Programmierschnittstelle
Über die docuvita Programmierschnittstelle (API) kann Ihr docuvita Partner nahezu alle denkbaren Szenarien im Dokumentenmanagement-Umfeld umsetzen. Dieses geht bis zur kompletten Integration von docuvita in andere Anwendungen oder zum Einsatz von docuvita als OEM-Produkt.
Workflows zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.
Die Abbildung von Arbeitsabläufen in docuvita ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse übersichtlich und leicht handhabbar zu gestalten. Vielfältige Anwendungen lassen sich umsetzen, zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Kenntnisnahmen. Das Ablagesystem wird so zu einer aktiven Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe.
Ein Workflow besteht aus einzelnen Aufgaben, die miteinander verkettet werden. Bausteine für gängige Aktionen sind zum Beispiel die Abfrage von Entscheidungen, die Überwachung von Fristen, der automatische Versand von E-Mails sowie die Ausgabe von Dokumenten auf einem Drucker. Zusätzliche Möglichkeiten sind der Abruf von Daten aus Dritt-Systemen oder Statusrückmeldungen an Dritt-Systeme.
Haben Sie Fragen?
Für weitere Fragen und Angebote stehe ich Ihnen gern unter Telefon 0341 / 30 34 861 zur Verfügung. Stefan Kirchhoff