Dokumentenmanagement mit docuvita 2.0

Geschäftsunterlagen in elektronischer Form aufbewahren

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Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft an und hat eine Anmerkung zu einem Schreiben, das er letzte Woche von einem Ihrer Mitarbeiter erhalten hat. Dieser ist allerdings momentan nicht im Haus. Die Frage ist nun: Wo ist dieses Schreiben? Mit docuvita finden Sie das gesuchte Dokument innerhalb von Sekunden und können dem Kunden sofort qualifiziert antworten.
Seit 2002 besteht die gesetzliche Pflicht, geschäfts- oder bilanzrelevante E-Mail aufzubewahren. Die Aufbewahrung hat originär, unveränderbar und jederzeit auffindbar zu erfolgen. Weiterhin hat der Steuerpflichtige der Finanzbehörde einen Datenzugriff auf die geschäftsrelevanten Daten einzuräumen. Mit docuvita können Sie dies alles gewährleisten.
Mit dem Einsatz von docuvita werden Ihre Geschäftsunterlagen in elektronischer Form aufbewahrt, Aktenberge minimiert und Papierarchive überflüssig gemacht. Die automatische Dokumentarchivierung reduziert Ihren Verwaltungsaufwand in der Regel so stark, dass sich die Umstellung auf eine papierlose Ablage bereits innerhalb eines Jahres amortisiert. Der Verzicht auf den Ausdruck für die eigenen Unterlagen ergibt zusätzliches Einsparpotential.
Sofort nach der Archivierung stehen die Dokumente unabhängig vom Standort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Bisher dezentral verwaltete Informationen werden zusammengeführt und Office- Dokumente, Eingangspost, Belege und E-Mails lassen sich gemeinsam verwalten. Verschwundene Unterlagen gehören der Vergangenheit an. Durch Prozessoptimierungen über Workflows verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil.

Die Schnittstellen von docuvita auf einen Blick:

 

E-Mail Archiv

Heutzutage sind viele kritische Unternehmensinformationen in E-Mails enthalten, diese sind jedoch nicht immer allen relevanten Personen zugänglich. Durch die Integration Ihres E-Mail-Systems können elektronische Nachrichten bequem dort archiviert werden, wo sie hingehören: in das zentrale elektronische Archiv.

docuvita archiviert E-Mails mit allen Anhängen; dabei werden E-Mails nebst aller Anlagen und Metadaten indexiert und abgelegt. Durch die Suchfunktion werden E-Mails schnell und komfortabel gefunden. Durch eine zusätzliche Kopplung mit Ihrem ERP- oder CRM-System können E-Mails sogar Kunden und Kontextbezogen archiviert werden. Dadurch können Sie der rechtlichen Anforderung zur Archivierung sämtlicher, als Handelsbriefe zu betrachtender, Korrespondenz nachkommen.

 

Automatische Belegübergabe

Archivieren Sie Ihre ausgehenden Belege direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem vollautomatisch in docuvita. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein manueller Import der Stammdaten oder gar eine Doppelerfassung ist dafür nicht erforderlich.

 

Office-Dateien

Die direkte Integration in die Microsoft Office-Programme ermöglicht es Ihnen, Dokumente wie gewohnt zu erstellen und direkt in docuvita zu speichern. Auch in docuvita vorhandene PDF-Dokumente können Sie mit gängigen Programmen bearbeiten und direkt wieder speichern.

 

Dokumentenscan / Barcodescan

docuvita bietet die Möglichkeit, Scanner mit TWAIN-Schnittstelle direkt am Arbeitsplatz zu betreiben. Wenn Ihr Unternehmen bereits über ein Multifunktionsgerät mit Scan-Funktion oder einen Netzwerkscanner verfügt, können Sie diese verwenden um Dokumente in docuvita zu archivieren. Über Barcodes eindeutig zu identifizierende Dokumente werden vollautomatisch verarbeitet.

 

Bestandsdatenimport

Mit dem docuvita Importprogramm kann Ihr docuvita Partner große Mengen bestehender Daten importieren. Ebenso möglich ist eine Datenübernahme aus einem bereits bestehenden Dokumentenmanagement-System.

 

Suchschnittstelle

Verknüpfen Sie Ihre Anwendungen mit docuvita und starten Sie eine kontextbezogene Suche direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus.

 

Systemverknüpfung

Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen, z. B. Warenwirtschafts-, ERP- oder CRM-Systemen und nutzen Sie die dort bereits erfassten Daten in docuvita zum automatischen Anlegen von Akten oder zur Erfassung von Dokumenteigenschaften.

 

Programmierschnittstelle

Über die docuvita Programmierschnittstelle (API) kann Ihr docuvita Partner nahezu alle denkbaren Szenarien im Dokumentenmanagement-Umfeld umsetzen. Dieses geht bis zur kompletten Integration von docuvita in andere Anwendungen oder zum Einsatz von docuvita als OEM-Produkt.

Workflows zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe.

Die Abbildung von Arbeitsabläufen in docuvita ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse übersichtlich und leicht handhabbar zu gestalten. Vielfältige Anwendungen lassen sich umsetzen, zum Beispiel Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen und Kenntnisnahmen. Das Ablagesystem wird so zu einer aktiven Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe.

Ein Workflow besteht aus einzelnen Aufgaben, die miteinander verkettet werden. Bausteine für gängige Aktionen sind zum Beispiel die Abfrage von Entscheidungen, die Überwachung von Fristen, der automatische Versand von E-Mails sowie die Ausgabe von Dokumenten auf einem Drucker. Zusätzliche Möglichkeiten sind der Abruf von Daten aus Dritt-Systemen oder Statusrückmeldungen an Dritt-Systeme.

Docuvita Workflow Rechnungseingang

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Andreas Freude
af-kl