Dokumentenmanagement mit dms.net

dms.net ist mehr als ein reines Dokumentenmanagement für dentale Praxen

dms.net ist mehr als ein reines Dokumentenmanagement für dentale Praxen

Zahnarzt ©commons.wikimedia.org

dms.net Logo

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it dms.net wurde eine Software entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse von Praxen in Bezug auf ein effizientes Dokumentenmanagement ausgerichtet ist. Sie sorgt für effektive Arbeitsabläufe und spart unter anderem Zeit und Papier. Ungeahnte Freiräume und damit mehr Platz für Wichtiges sind in Ihrer Praxis dank dms.net schon bald verfügbar. Dort, wo gestern noch Aktenschränke standen, ist heute Platz zur Entfaltung Ihrer innenarchitektonischen Kreativität. Auf einer durchschnittlichen Festplatte hat der Inhalt von über 1.000 Ordnern Platz, die Sie im schlimmsten Fall ohne die Hilfe einer geeigneten Software stundenlang für die Suche nach einem bestimmten Dokument durchforsten müssten. Mit dms.net gehören zudem lange Durchlaufzeiten von Dokumenten jeglicher Art der Vergangenheit an. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht ein sinnvolles Strukturieren von Dokumenten und somit Informationen, auf die Sie stets aktuell und vollständig in kürzester Zeit zugreifen können. Fazit: Auskünfte können schneller gegeben und Entscheidungen in kürzester Zeit getroffen werden.

Alle Informationen der Praxis in einem zentralen Wissensspeicher

Das stundenlange Suchen nach Informationen entfällt. In dms.net ist eine umfassende Suchmaschine integriert, die sowohl über die optische Volltexterkennung (OCR) als auch über die schnelle Volltextsuche schnell und zuverlässig die gewünschten Informationen bereitstellt. Zudem wurde eine Schnittstelle zur Abrechnungs- und Praxisverwaltungssoftware unseres Partners „Computer konkret“ ins dms.net integriert, mit der der Datenaustausch zwischen den beiden Programmen mit wenigen Mausklicks möglich ist. Eine zweite Schnittstelle zur Finanzbuchhaltungssoftware FIBU-doc ermöglicht außerdem eine schnelle Abarbeitung der Zahlungseingänge sowie der Zahlungsausgänge und ermöglicht ein stetes und zuverlässiges Überblicken der Buchhaltung Ihrer Praxis.

Dokumentenmanagement inklusive Schutz vor Datenverlust

Zur Sicherung aller im dms.net abgespeicherten Dokumente wurde ein doppelter Schutzmechanismus integriert, der es unmöglich macht, dass Dokumente versehentlich gelöscht werden und somit nicht mehr zur Verfügung stehen. Das Dokumentenmanagementsystem ermöglicht zudem über Berechtigungsstufen im Ampelsystem, Mitarbeitern individuelle Rechte zuzuteilen. Auch dies erspart eine ineffiziente Arbeitsweise, da die Mitarbeiter nur über die für sie relevanten Informationen verfügen und diese bearbeiten können.

Steigerung der Arbeitseffizienz dank VPN-Zugang

Weiterhin sind alle Informationen, die im dms.net beispielsweise als Word-, Excel-, PowerPoint- oder als Bilddatei vorliegen, über einen VPN-Zugang (Virtual Private Network) abrufbar, so dass die Bearbeitung von Dokumenten nicht lokal begrenzt ist und von überall aus gearbeitet werden kann. Dabei speichert dms.net im Rahmen des Dokumentenmanagements jeden einzelnen Schritt, den das Dokument durchlaufen hat. Daher ist die Verlaufskontrolle ab dem Einpflegen der Information stets gegeben und jederzeit abrufbar.

 

Dokumentenmanagement mit dms.net – Ihre Vorteile im Überblick

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ie Einführung von dms.net für das Dokumentenmanagement in Ihrer Praxis verschafft Ihnen neben mehr Zeit für die Arbeit am und mit dem Patienten sowie mehr Platz noch viele weitere Vorteile. Diese sind im Folgenden übersichtlich auf einen Blick erläutert. Werden nicht alle Fragen Ihrerseits beantwortet, so nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.

dms.net als Assistent zur digitalen Praxisorganisation

Unsere Software für das Dokumentenmanagement in Ihrer Praxis ist so angelegt, dass es Sie in Ihrer täglichen Arbeit unterstützt und nicht behindert. Arbeitsabläufe können durch die Verbesserung des Workflows, die mit dms.net in Ihrer Praxis Einzug hält, optimiert werden. Berge von Papier und meterlange Aktenschränke gehören somit der Vergangenheit an. Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren und verbringen nicht unnötig viel Zeit mit dem Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten.

Mit dms.net den Bearbeitungsstand von Dokumenten nachverfolgen

Sichern Sie sich (auch rechtlich) ab und nutzen Sie dms.net als zuverlässigen Partner für Ihre Dokumentenverwaltung. Dank der integrierten Verlaufskontrolle sind Sie auf der sicheren Seite und können jederzeit sehen, wer zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form das Dokument bearbeitet hat. Mehr Transparenz in den Arbeitsabläufen ist kaum möglich. Zudem erfüllt dms.net alle Kriterien des Patientenrechtegesetzes, so dass Sie auch diesbezüglich auf der sicheren Seite sind.

dms.net beschleunigt die Suche nach Dokumenten

Dank der im dms.net integrierten Suchmaschine brauchen Sie zukünftig nie länger als wenige Sekunden, um ein Dokument oder eine Datei zu finden. Gesucht werden kann sowohl über die optische Volltexterkennung (OCR) als auch über die schnelle Volltextsuche.

dms.net verhindert die Mehrfachbearbeitung des gleichen Dokuments

Bei der Arbeit ohne ein Dokumentenmanagementsystem ist es sicherlich auch in Ihrer Praxis bereits vorgekommen, dass Arbeiten parallel zueinander von verschiedenen Mitarbeitern und somit mehrfach ausgeführt wurden. Mit dms.net zum Dokumentenmanagement haben Sie nun alle Dokumente an einem Ort, auf den Ihre Mitarbeiter zugreifen können. Doppelarbeit wird somit vermieden. Ob und in welchem Maße ein Mitarbeiter auf Informationen zugreifen kann, ist individuell anpassbar.

dms.net „lagert“ Ihre Daten zentral

Mit dms.net haben Sie zukünftig nicht viele einzelne Ordner oder eventuell sogar mehrere Räume, die mit Aktenordnern gefüllt sind, sondern Ihren PC als zentrale Anlaufstelle zur Dokumentenablage. Keine Information kann so verloren gehen. Langes Suchen entfällt, da alle Ihre Praxis betreffenden Akten an einem Ort gesammelt werden.

Mit dms.net sind alle Informationen stets verfügbar

Nicht nur vor Ort in Ihrer Praxis haben Sie die Möglichkeit, auf Ihre Daten zuzugreifen. Über einen VPN-Zugang können Sie von überall aus Dokumente bearbeiten und Informationen suchen. Dies schafft sowohl lokale als auch zeitliche Freiräume.

dms.net legt Termine wunschgemäß auf Wiedervorlage

Zur abschließenden Bearbeitung eines Dokumentes fehlen Ihnen noch Informationen, die jedoch auf sich warten lassen? Auch das ist kein Problem. Mit dms.net können Sie sich Termine auf Wiedervorlage legen und werden somit automatisch an diese erinnert. Ebenso ist es möglich, Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren.

Putzen Sie mit dem digitalen Wischmob Ihre verstaubten QM-Handbücher

Führen Sie nicht nur QM in Ihrer Praxis durch, sondern leben Sie es. Mit dem elektronischen QM-Handbuch, dass Sie über das dms.net pflegen können, haben Sie alle Informationen und Erfüllungsstände der einzelnen Maßnahmen im Rahmen des Dokumentenmanagements auf einem Blick. Zudem erfüllt es die Zertifizierungskriterien nach DIN ISO 9001:2008 und ISO/TS 16949:2009.

 

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Für weitere Fragen und Angebote stehe ich Ihnen gern unter Telefon 0341 / 30 34 861 zur Verfügung. Stefan Kirchhoff

Für Fragen und Angebote stehe ich
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0341 / 30 34  884
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Andreas Freude
af-kl